E-dokumentace – Nejen právní povinnost

Výhody e-dokumentace v logistice jsou zlepšená spolupráce, provozní efektivita a výrazné snížení nákladů.

Po mnoho let se sektor dopravy spoléhal na používání papírových dokumentů. Nicméně, s tím, že udržitelnost je nyní v popředí myšlenek lidí, je čas nahradit některé „tradiční“ praktiky digitálnějším přístupem. Potřeba digitalizace byla v poslední době také trochu urychlena, s regulacemi – zejména nadcházející regulací eFTI a povinnými předpisy eCMR – které firmám nedávají na výběr než se přizpůsobit. Některé firmy však byly pomalejší v reakci, ale větší povědomí o hmatatelných výhodách bezpapírové dopravy by mohlo zajistit, že legislativa bude sloužit pouze jako dodatečný motiv, nikoliv jako hlavní hnací síla.

Současný stav

Každá dopravní operace vyžaduje více než tucet různých papírových dokumentů, ať už jde o uzavírání dohod a organizaci procesů, přidělování odpovědností nebo shromažďování důkazů. Podle zprávy trhu dopravy Trans.eu 2024/2025 je přibližně 99 % dokumentů používaných v sektoru stále papírových.

Průzkum společnosti ODeX uvádí několik důvodů pomalého přijetí digitálních nástrojů v sektoru. Hlavním důvodem je, že 25 % respondentů uvedlo, že mají obavy o bezpečnost dat při používání těchto nástrojů. Kromě toho více než 20 % dopravců uvedlo, že si nejsou vědomi existence digitálních řešení a jejich funkcí. Také 15 % uvádí nedostatečnou přizpůsobivost a/nebo zkušenosti s používáním digitálních nástrojů, následované náklady na implementaci.

„Vidíme velké rozdíly v adopci e-dokumentů podle sektoru a způsobu dopravy. Zatímco letectví a námořní doprava vedou díky snahám o standardizaci a složitosti globálního obchodu, silniční doprava se digitalizuje výrazně pomaleji kvůli své lokalizované povaze a různým předpisům,“ řekl Gerry Daalhuisen, vedoucí ředitel Dock & Yard / Fleet Products ve Transporeon. „Také velké společnosti často zavádějí pokročilé technologie rychleji než menší a sektor B2C přijímá změnu rychleji než sektor B2B. Některé logistické firmy se rozhodly snížit investice do zatím nepodstatných digitálních nástrojů kvůli sníženým objemům nákladu a příjmům, ale na druhou stranu mnoho společností také stále více investuje do svého podnikání, aby bylo odolnější vůči současnému geopolitickému a ekonomickému prostředí.“

eCMR: první krok směrem k bezpapírovému sektoru

Digitální nákladní list, nebo eCMR, představuje klíčový první krok při přechodu na bezpapírový průmysl. Jeho použití by mělo být povinné od července 2027. Do té doby by měla být plně v platnosti i regulace eFTI, která povzbuzuje orgány v členských státech EU k přijímání elektronicky sdílených informací prostřednictvím certifikovaných platforem eFTI.

Bez ohledu na to, zda je e-dokumentace povinná nebo ne, může přijetí bezpapírových procesů přinést významné výhody pro dopravní podniky. Jedním z příkladů je přechod od papírového nákladního listu k eCMR. Celý proces, který zahrnuje přípravu dokumentů, kontrolu nákladu, potvrzení doručení a další administrativní úkoly, trvá v současném papírovém procesu přibližně 23 minut. Pokud je nákladní objednávka zpracována digitálně, doba se zkracuje na 9 minut, podle výzkumu SIRA Consulting Research pro dánské Ministerstvo dopravy.

Tato časová úspora téměř čtvrt hodiny znamená významné finanční úspory. Celkově by sektor evropské dopravní logistiky mohl ušetřit až 1 miliardu eur ročně, očekává organizace eFTI4EU. A to dokonce nezahrnuje snížení čekacích dob na hranicích díky zvýšené efektivitě.

Zvýšená transparentnost, méně (lidských) chyb

Přechod na digitální přístup také významně zlepšuje komunikaci, spolupráci a efektivitu v rámci dodavatelského řetězce. Například poskytuje data o zásilkách a umožňuje sledování v reálném čase, což zajišťuje, že všichni zainteresovaní jsou neustále informováni o nejnovějším stavu zásilky. Tato transparentnost znamená, že chybějící produkty a zpoždění lze identifikovat včas, což umožňuje včasné zásahy. Současně je lidská chyba eliminována, což zajišťuje větší přesnost a další zlepšení vnitřních operací, například řízení zásob.

Udržitelná konkurenční výhoda

Na závěr je e-dokumentace udržitelnějším přístupem, který pomáhá dopravním společnostem dosáhnout významných pokroků ve svých cílech udržitelnosti. Například snižováním papírového odpadu a uhlíkové stopy spojené s papírovými procesy. „Výhody e-dokumentace výrazně převyšují náklady na implementaci,“ uvádí Daalhuisen. „Přináší jasné provozní a finanční výhody, jako jsou snížené náklady a zvýšená produktivita, a zároveň směřuje k udržitelnější budoucnosti. Navíc jsou výzvy spojené s dokumentací, jako chyby a zpoždění, které z toho plynou, považovány polovinou hráčů v logistice za největší překážku v operacích. I na to je e-dokumentace odpovědí.“